Koszty paliwa to jedna z ważniejszych kwestii w biznesach, opartych na przemieszczaniu się pracowników i towarów. Odpowiednie podejście do tego tematu jest szczególnie ważne w przypadku małych i średnich przedsiębiorstw, w których odpowiednia optymalizacja, może znacznie wpłynąć na poziom rentowności prowadzonej działalności. Przyjrzyjmy się razem metodom, które pozwalają na efektywniejsze rozliczanie kosztów paliwa tysiącom małych przedsiębiorców!
JAK DOBRZE ROZLICZYĆ KOSZT PALIWA?
W działalności gospodarczej istnieje wiele metod rozliczania kosztów paliwa. Pierwszą kluczową decyzją, którą musisz podjąć jako przedsiębiorca, jest wybór odpowiedniej metody płatności za paliwo. Do dyspozycji masz dwie główne opcje płatności: gotówkę oraz kartę paliwową. Każda z tych opcji ma swoje plusy i minusy, które warto rozważyć. Płatność gotówką generuje najmniej formalności — znacznie utrudnia jednak monitoring oraz raportowanie zużycia paliwa. Dobrze sprawdzi się w mikrostrukturach organizacyjnych, lecz niekoniecznie dobrze działać będzie w przypadku średniej wielkości firm.
Karty paliwowe to opcja, która pozwala na znaczne usprawnienia księgowo-raportowe w przypadku nieco większych organizacji. Jednocześnie, pozwala oszczędzić od kilku do kilkunastu groszy na litrze paliwa, w przypadku tankowania na stacjach tego samego dostawcy.
MONITORING, OPTYMALIZACJA I RAPORTOWANIE ZUŻYCIA PALIWA
Aby osiągnąć zoptymalizowane koszty paliwowe w firmie, koniecznie wprowadź zapis stanu licznika, który będzie aktualizować się każdorazowo podczas tankowania na stacji. Pozwala to nie tylko na kontrolę dystrybucji paliwa, lecz także zmniejsza pole do nadużyć i nieuczciwych praktyk pracowników. Często już sama implementacja takiego systemu może być impulsem do zmiany zachowań wśród pracowników, prowadząc tym samym do oszczędności w zużyciu paliwa. Optymalizacja zależy przede wszystkim od tego, jak i czym jeżdżą poszczególni kierowcy — to właśnie w ich zachowaniach znajduje się największa przestrzeń do zmiany.
PRAKTYCZNE WSKAZÓWKI ROZLICZANIA KOSZTÓW PALIWA W FIRMIE
System rozliczania paliwa warto oprzeć o raporty, które następnie można analizować pod względem przestrzeni do poprawy. Łatwo pozwolą one na sprawdzenie, jakie samochody generują największe koszty, co pozwala na zidentyfikowanie źródła problemu, nieekonomicznego użytkowania firmowej floty. Znając problem, z łatwością można podjąć pierwsze kroki zmierzające do jego rozwiązania, takie jak osobiste rozmowy z pracownikami o ich stylu jazdy czy wymiana tych samochodów, których zużycie paliwa, znacznie przekracza dopuszczalne normy.
A jak wygląda to od strony prawnej? Kwestie rozliczania paliwa reguluje ustawa o podatku dochodowym. To, ile kosztów możesz odliczyć, zależy w dużej mierze od rodzaju prowadzonej działalności. Jeśli jesteś płatnikiem VAT, przysługuje Ci 100% odliczenia podatku od kosztów zakupu pojazdów oraz kosztów jego użytkownika. Musi być to jednak samochód używany wyłącznie na potrzeby firmy, z prowadzoną kilometrówką i po rejestracji w Urzędzie Skarbowym. Jeśli nie możesz korzystać z pojazdu wyłącznie służbowo, pozostaje Ci odliczenie 50% podatku. Metoda ta pozwala jednocześnie na zakwalifikowanie do kosztów 75% wartości faktury powiększonej o 50% VAT, którego nie odliczasz.