Karty paliwowe
Karty paliwowe to inteligentne rozwiązanie dla firm, które chcą mieć pełną kontrolę nad wydatkami na paliwo i jednocześnie realnie oszczędzać. Dzięki kartom paliwowym zyskujesz wygodę jednej faktury, limity wydatków, większe bezpieczeństwo transakcji oraz lepsze zarządzanie flotą bez zbędnego stresu. To prosty sposób, by Twój biznes działał sprawniej, szybciej i bardziej przewidywalnie.
Przydatna wiedza na start
Jak działa karta paliwowa?
Karta paliwowa (inaczej karta flotowa) jest tzw. kartą przedpłaconą, ale służy wyłącznie do opłacania wydatków związanych z użytkowaniem pojazdu firmowego – bierzemy tu pod uwagę przede wszystkim paliwo, ale też zakupy związane z eksploatacją samochodu realizowane na stacjach benzynowych. Co ważne, wszystkie transakcje są rejestrowane w systemie operatora, a klient (firma) otrzymuje zbiorczą fakturę za wszystkie płatności wykonane kartą flotową (bądź kartami ‒ jeśli jest ich więcej we flocie jednego przedsiębiorcy) w danym okresie rozliczeniowym.
Kto może korzystać z karty paliwowej?
Z karty paliwowej mogą korzystać przedsiębiorcy prowadzący działalność gospodarczą – zarówno jednoosobowe firmy, jak i małe, średnie oraz duże przedsiębiorstwa posiadające samochody służbowe. W praktyce karty flotowe są dostępne także dla firm z jednym autem, które chcą uporządkować rozliczanie kosztów paliwa i wydatków drogowych.
Jakie oszczędności daje karta paliwowa?
Karta paliwowa pozwala mniej płacić za paliwo dzięki zniżkom lub stałym preferencyjnym warunkom cenowym oferowanym przez operatora. W marce Flotex mamy też tzw. FLOTEX LIST PRICE, czyli listę cen paliw na stacjach MOYA i AMIC ‒ różnice niejednokrotnie sięgają kilkudziesięciu groszy na litrze paliwa, co sprawia, że klienci marki Flotex kupują paliwo po cenach hurtowych!
Czy karta paliwowa się opłaca? Jak najbardziej! Dodatkowe oszczędności przy korzystaniu z kart flotowych wynikają też z uproszczonej księgowości (jedna faktura zamiast wielu paragonów) oraz lepszej kontroli zużycia paliwa. W praktyce dla wielu firm karta paliwowa się opłaca nie tylko przez rabaty, ale także przez mniejsze koszty administracyjne i czasowe.
Jak wygląda proces wdrożenia kart flotowych?
Gdzie kupić kartę flotową? Możesz to zrobić albo u poszczególnych marek paliwowych, albo u operatora, który da Ci szansę na zbiorcze korzystanie z niższych cen na różnych stacjach ‒ tak właśnie działa Flotex. Jak zatem zamówić u nas karty flotowe?
Firma zawiera umowę z operatorem Flotex i przekazuje podstawowe dane rejestrowe (np. NIP, dane działalności), a także wypełnia wniosek online o wydanie karty (lub kart). Nie wymagamy od naszych klientów poświadczeń bankowych czy ubezpieczeniowych, gdyż funkcjonujemy w systemie przedpłaconym. Po podpisaniu umowy karty są przygotowywane i wysyłane do przedsiębiorcy pocztą tradycyjną, który przypisuje je do pojazdów lub kierowców. Cały proces jest zdalny i może potrwać do około 2 tygodni – sama wysyłka kart realizowana jest do 10 dni roboczych.
Jak wygląda rozliczanie i fakturowanie?
Wydatki wykonane kartami flotowymi są kumulowane i rozliczane zbiorczo – w cyklu miesięcznym. Firma otrzymuje jedną fakturę obejmującą wszystkie transakcje paliwowe i samochodowe z tego okresu, co znacząco upraszcza księgowość i ewidencję kosztów pojazdów. Wraz z wprowadzeniem KSeF taka faktura jest wystawiana w systemie państwowym, ale jednocześnie klient ma do niej dostęp w formie PDF poprzez panel klienta.
Jak można kontrolować wydatki na karcie paliwowej?
Pełną kontrolę nad wydatkami zapewnia Panel Klienta Flotex, działający jak intuicyjna bankowość online. Każda transakcja opłacona przy użyciu karty flotowej jest rejestrowana w systemie wraz z miejscowością (numerem stacji), datą zakupu, ilością i rodzajem paliwa, kwotą, numerem rejestracyjnym pojazdu oraz stanem licznika. Możesz więc przeglądać szczegółową historię transakcji, a także bez problemu sprawdzać aktualne saldo na swoim koncie klienta Flotex. Oprócz tego w Panelu Klienta w zakładce Raporty masz możliwość podglądu zestawień (miesięcznych, tygodniowych, w przedziałach czasu itd.) odnoszących się do ilości zakupionego paliwa, a nawet średniego jego zużycia na 100 km. Wszystkie te dane możesz swobodnie pobierać do dalszej analizy w arkuszach kalkulacyjnych.
Czy karta jest przypisana do pojazdu, kierowcy czy firmy?
Wybór należy do Ciebie ‒ Flotex oferuje karty dopasowane do sposobu pracy Twojej floty. Dostępne są: karta na numer rejestracyjny (typ S ‒ służy wyłącznie do tankowania przypisanego pojazdu), karta imienna na kierowcę oraz karta wydana na firmę (typ K ‒ na imię i nazwisko kierowcy lub na okaziciela, pozwala zatankować dowolny samochód lub zbiornik zewnętrzny).
Czy karta paliwowa działa jak zwykła karta płatnicza?
Karta paliwowa to nie jest zwykła karta płatnicza. Karta flotowa służy wyłącznie do wydatków związanych z firmowym pojazdem ‒ w ramach zakupów realizowanych na jednej z pięciu stacji: ORLEN, BP, Shell, MOYA oraz AMIC. Płacisz nią bezgotówkowo za paliwo oraz produkty i usługi dostępne na stacjach (a kartami ORLEN, BP i Shell także za przejazd autostradami A1, A2 i A4). Co ważne, wszystkie transakcje trafiają na jedną fakturę zbiorczą, co znacznie usprawnia proces ich księgowania. Twoją miesięczną fakturę zbiorczą znajdziesz również w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF).
Na jaki okres podpisywana jest umowa?
Najczęściej jest to umowa na czas nieokreślony z miesięcznym okresem wypowiedzenia. Aby poznać dokładne warunki, skontaktuj się z naszym działem handlowym lub wypełnij formularz ‒ przygotujemy ofertę specjalnie dla Ciebie!
Jak szybko karta zaczyna działać po podpisaniu umowy?
Cały proces podpisania umowy jest zdalny i zajmie Ci kilka minut. Cały proces zawarcia umowy odbywa się zdalnie i zajmuje zaledwie kilka minut. Karty paliwowe dostarczamy w ciągu do 10 dni roboczych. Po ich otrzymaniu wystarczy zasilić konto, aby rozpocząć tankowanie.
Potrzebujesz karty szybciej? Wybierając kartę wirtualną (np. MOYA), możesz tankować nawet tego samego dnia, w którym złożysz zamówienie.
Czy karty flotowe posiadają limity? Jak można je ustawić?
Tak na każdej karcie można przydzielić limity zakupów oraz wybrać grupy produktów i usług dostępnych na stacjach tzw. pakiety dla kart. Pakiet wybierasz przy zamawianiu karty. W kartach ORLEN, Shell, MOYA i AMIC zmiana pakietu nie wymaga wymiany karty; w przypadku BP zmiana limitu kwotowego nie wymaga wymiany, ale zmiana ograniczeń produktowych już tak.
Co w przypadku zgubienia lub kradzieży karty paliwowej?
Klient może samodzielnie zablokować kartę w Portalu Klienta. W razie utraty karty należy niezwłocznie zgłosić jej blokadę, aby zabezpieczyć środki firmy. Czasową blokadę może zgłosić właściciel firmy lub opiekun floty (kontakt: biuro@flotex.pl, tel. 17 85 45 305), podając numer karty (można go znaleźć w Panelu Klienta). System działa w trybie przedpłaconym, więc kontrolujesz środki dostępne aktualnie na karcie paliwowej, nie na swoim koncie bankowym. Dzięki wykorzystaniu PIN-u przy każdym zakupie na kartę flotową ryzyko nieautoryzowanych transakcji jest ograniczone.
Potrzebujesz karty szybciej? Wybierając kartę wirtualną (np. MOYA), możesz tankować nawet tego samego dnia, w którym złożysz zamówienie.
Czy karta paliwowa daje rabaty na paliwo?
Tak ‒ z kartami Flotex oszczędzasz na każdym zatankowanym litrze paliwa, a rabaty obowiązują już od startu współpracy. Ich wysokość ustalana jest indywidualnie, w zależności od warunków współpracy i potrzeb firmy. Klienci mogą również korzystać z okresowych promocji, takich jak paliwa premium w cenie paliwa podstawowego.
Na stacjach BP i Shell rabat może być dodatkowo zwiększony w ramach akcji „Polecaj i tankuj taniej”. Szczegółowe warunki uczestnictwa oraz wysokość dodatkowego rabatu zależą od aktualnych zasad programu.
Osobnym rozwiązaniem jest FLOTEX LIST PRICE, dostępny dla klientów Flotex korzystających z kart MOYA i AMIC. Program oferuje preferencyjne ceny oleju napędowego i benzyny, aktualizowane co 24 godziny i oparte na stawkach zbliżonych do hurtowych. Z FLP można korzystać na wszystkich 675 stacjach MOYA i AMIC w całej Polsce. W 2025 roku średnia oszczędność klientów korzystających z programu wyniosła 34 gr na litrze oleju napędowego oraz 30 gr na litrze benzyny.
Czy potrzebny jest PIN do każdej transakcji?
Transakcje zabezpieczone są kodem PIN. Trzykrotne błędne wpisanie PIN-u skutkuje blokadą karty (karta ORLEN i AMIC ‒ do północy tego samego dnia, karta BP i Shell ‒ na 24 godziny, karta MOYA ‒ odblokowanie zgłaszane na biuro@flotex.pl). Dla wybranych kart dostępne są też usługi płatności przy dystrybutorze, np. mFLOTA (ORLEN), SmartPay (Shell) czy Moya Firma.
Potrzebujesz karty szybciej? Wybierając kartę wirtualną (np. MOYA), możesz tankować nawet tego samego dnia, w którym złożysz zamówienie.
Czy można korzystać z karty za granicą?
Karty flotowe Flotex są przeznaczone do tankowania i rozliczania wydatków na terenie Polski. W ramach programu użytkownicy mają dostęp do ponad 4500 stacji paliw współpracujących z Flotex, w tym sieci ORLEN, BP, Shell, MOYA i AMIC. Jeśli Twoja firma realizuje przejazdy głównie w kraju, taka sieć zapewnia wygodny dostęp do tankowania w większości regionów Polski.
Potrzebujesz karty szybciej? Wybierając kartę wirtualną (np. MOYA), możesz tankować nawet tego samego dnia, w którym złożysz zamówienie.
Odkrywamy karty
Jak obniżyć koszty tankowania? Pytanie to zadaje sobie każdy przedsiębiorca, który szuka sposobu na optymalne zarządzanie firmową flotą. Oferta FLOTEX POLSKA wychodzi naprzeciw oczekiwaniom właścicieli małych i średnich firm, dając możliwość bezgotówkowego zakupu paliwa na stacjach ORLEN, BP, Shell, MOYA oraz AMIC. Dzięki naszym kartom flotowym możesz dokonywać szybkich, wygodnych i bezpiecznych zakupów na ponad 4 400 stacji paliw w Polsce!
Ułatwiamy życie przedsiębiorcom
Cyklicznie, każdego miesiąca, otrzymają Państwo fakturę zbiorczą wraz z zestawieniem wpłat i rozliczeń, a także specyfikację wszystkich transakcji. Faktura wystawiana jest w formie elektronicznej, a wgląd do niej wymaga jedynie dostępu do Internetu i podania dedykowanego loginu oraz hasła.
FLOTEX POLSKA wychodząc naprzeciw zmieniającym się standardom w zakresie rozliczeń VAT, generuje na Panelu Klienta numer prefiks faktury do płatności metodą split payment, co znacząco ułatwia i porządkuje formalności związane z księgowością w firmie.
Korzystanie z systemu faktury elektronicznej zapewnia m.in.:
- archiwizację dokumentów w wersji elektronicznej (PDF) przez okres wymagany prawem – co najmniej 5 lat,
- możliwość szybkiego wyszukiwania, sortowania dokumentów według ustalonych kryteriów, np. data wystawienia, numer dokumentu,
Topowe karty flotowe, topowe rozwiązania!
Nasze karty paliwowe pozwalają na bezgotówkowy zakup paliw na wszystkich stacjach ORLEN, BP, SHELL, MOYA oraz AMIC. Karty paliwowe FLOTEX POLSKA działają w systemie pre-paid, co sprawia, że nasi Klienci mogą dobrowolnie i w pełni kontrolowany sposób zarządzać środkami przeznaczonymi na zakupy dokonywane na stacjach paliw. Dokonywanie transakcji na stacjach koncernowych odbywa się za pomocą dedykowanych do nich kart, a rozliczanie (w tym fakturowanie) – z jednego konta, co znacznie ułatwia zarządzanie.
Przy pomocy kart paliwowych ORLEN, BP oraz Shell można także wnosić opłaty za przejazd płatnymi odcinkami autostrad A1, A2 i A4. Transakcje te znajdą się na fakturze zbiorczej.
Proponujemy trzy rodzaje kart:
Kartę na numer rejestracyjny – służy wyłącznie do tankowania przypisanego do niej pojazdu.
Kartę imienną – wystawianą na imię i nazwisko kierowcy, pozwala zatankować dowolny samochód lub napełnić zbiornik zewnętrzny.
Kartę wydaną na firmę – przypisana do danych ogólnych firmy, pozwala tankować dowolny samochód lub zbiornik zewnętrzny.
Dodatkowo, każdej karcie przydzielane są limity zakupów spośród towarów i usług dostępnych na stacjach paliw. Są to tzw. pakiety kartowe wybierane przy zamawianiu karty. Oferujemy także możliwość wybrania opcji podawania stanu licznika kilometrów na stacji, co daje większe możliwości analiz zużycia paliwa przez samochód firmowy.
Dzięki systemowi przedpłaconemu,
w porównaniu z ofertami koncernów, nie wymagamy od naszych Klientów gwarancji bankowych, ubezpieczeniowych czy składania depozytu. Do zawarcia umowy
o wydanie i używanie kart paliwowych potrzebne są jedynie skany dokumentów rejestrowych firmy (odpis KRS lub CEIDG) oraz wypełnienie wniosku online o wydanie
i używanie kart. Karty paliwowe zostają przesłane kurierem. Czas dostarczenia kart to do 10 dni roboczych.